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    樂山職業技術學院學生資助檔案管理辦法


    發布日期:2020/9/30

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    樂山職業技術學院

    學生資助檔案管理辦法

    第一章 總則

    第一條  為規范我院學生資助工作檔案管理,提高資助育人工作效率,制定本辦法。

    第二條  學生資助工作檔案是指本院在學生資助工作中形成的、反映歷史面貌的,對受助學生本人、學校以及上級主管部門和社會具有保留價值的各種歷史記錄,包含但不限于文字、圖表、聲像及電子文件等載體。

    第三條  歸檔的文件材料須按年度或學年立卷,各系(部)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,按照本制度的規定,分別立卷歸檔。

    第四條  歸檔承辦人員應保證各種學生資助材料的系統性和完整性,獎助資助文件上的各種附件一律隨文保存。承辦人員因工作變動的,歸檔材料向接辦人員完整交接,不得擅自帶走或銷毀。

    第二章 檔案管理機構人員及職責

    第五條  我院學生資助工作檔案管理由院和系(部)分級歸檔和管理。學生資助管理中心負責學院層面獎助資助材料的歸檔與管理,各系(部)負責除上報學院以外的資助工作檔案的歸檔與管理。

    第六條  學生資助管理中心負責全院學生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作。

    第三章 歸檔范圍

    第七條  學生資助管理中心歸檔材料:(一)學院貧困生資料(庫);(二)學校生源地貸款相關材料;(三)國家獎助學金相關材料;(四)政府、社會等獎助學金相關材料;(五)勤工助學相關材料;(六)臨時困難補助相關材料;(七)資助育人成果相關材料;(八)教育精準扶貧學生資助材料。

    第八條  系(部)歸檔材料:(一)系(部)貧困生資料(庫);(二)政府、社會等獎助學金評審等相關材料;(三)資助育人成果相關材料;(四)教育精準扶貧學生資助材料;(五)本系(部)年度工作計劃與總結、大事記;(六)系(部)工作管理制度、重要發文等相關材料。

    第四章 檔案歸檔及索引

    第九條 學生獎助資助工作檔案采取校、院兩級管理模式,相關部門、學院要建立健全檔案的歸檔、索引及調閱制度。
      
    第十條  學生獎助資助工作檔案應采用統一的分類方式和編碼格式。
      
    第十一條  歸檔時間要求:按年度或學年進行整理歸檔,在次年1月前完成上一年度的歸檔工作,平時獎助資

    第十二條檔案的銷毀需報請學院獎助學金評審領導小組批準。

    第五章 附則

    第十三條  本辦法由學生資助管理中心負責解釋。

    第十四條  本辦法自印發之日起執行

     

     

     

     

    樂山職業技術學院學生工作部

    20181

     

    樂山職業技術學院 版權所有  學生處  聯系電話:(0833)2273226

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